1. Rekisterin aihe ja tietosuojaselosteen sisältö
Metpoint Oy:n asiakasrekisteri.
Tietosuojailmoitus: seloste rekisterin käsittelytoimista (Tietosuoja-asetuksen artikla 30) ja rekisteröidyn informointiasiakirja (artikla 13 ja 14).
2. Rekisterinpitäjä
Metpoint Oy, Y-tunnus: 2517037-2
Osoite: c/o Business Hotel, Linnankatu 45, 20100 TURKU
puh. 040 482 3990, sähköposti metpoint at metpoint.fi, www.metpoint.fi
3. Yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on Riitta-Liisa Metsämarttila, puh. 040 482 3990, metpoint at metpoint.fi
Tietosuojavastaava on Annika Metsämarttila, puh. 040 777 3990, metpoint at metpoint.fi
4. Rekisterin nimi
Rekisterin nimi on Metpoint Oy:n asiakasrekisteri
5. Rekisteröidyt kohteet
Rekisterissä ovat Metpoint Oy:n asiakasyritykset, potentiaaliset asiakkaat ja yritysasiakkaiden luonnolliset henkilöt.
6. Rekisterin käsittelyn oikeusperuste
Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, asiakassuhteeseen, tarjousten ym. markkinointitoimenpiteiden toteuttamiseen Suomen tietosuojalain puitteissa.
7. Henkilötietojen käsittely tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kerätä ja ylläpitää tietoja, joita tarvitaan asiakkaiden palvelemiseen, sopimusvelvoitteiden täyttöön, toimitusten toteuttamiseen ja laskutukseen. Lisäksi tietoja tarvitaan tuotteiden ja palvelujen markkinointiin ja toimitusten ja palvelujen seurantaan sekä toiminnan laadunvalvontaan ja kehittämiseen.
8. Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat
Yritystiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, www-osoite, toimitus- ja laskutusosoitteet, laskutus- ja myyntireskontratiedot, toimiala, toimitetut/toimitettavat tuotteet ja palvelut, asiakkaan palvelupyynnöt ja palvelua koskevat toiveet ja erityisehdot sekä asiakkaan tuotteita ja palvelua koskeva palaute
Yritysten luonnolliset henkilöt: henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asema yrityksessä
Tietoja säilytetään asiakassuhteen tai potentiaalisen asiakassuhteen ajan ja tiedot voidaan asiakkaan pyynnöstä poistaa asiakassuhteen aikana muilta osin kuin sopimusvelvoitteiden täyttämisen edellyttämät tiedot sopimuskauden ajalta. Toimitus- ja palvelusopimuksissa edellytetään asiakkailta yhteyshenkilömuutosten ilmoittamisesta.
9. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan yhteydenotot ja viestit sähköpostilla tai web-lomakkeella
Asiakaspuhelut ja tekstiviestit
PRH:n ja YTJ:n verkkosivustot
Fonectan yleinen verkkosivusto
Palaverimuistiot
10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Metpoint Oy:n asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti yrityksen ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa yrityskohtaisesti vain silloin, kun tuotteen tai palvelun tilaaminen asiakkaalle edellyttää loppuasiakkaan nimen ja yhteystietojen rekisteröintiä päämiehellä ja toimittajalla (esim. ohjelmistolisenssit) ja siitä tiedotetaan asiakkaille.
11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, se tehdään Suomen tietosuojalain ja EU:n tietosuoja-asetusten mukaan ja siitä tiedotetaan asiakkaille.
12. Rekisterin suojaus
Tietoaineiston käsittely on lainmukaista ja kaikki asiakkaita koskeva identifioiva aineisto on luottamuksellista. Mahdollisiin referenssiasiakkuuksiin edellytetään asiakkaalta kirjallista suostumusta.
Manuaalinen (esim. kirjalliset sopimukset) säilytetään lukitussa tilassa ja poistetaan tietoturvallisesti.
Sähköisesti säilytettävät tiedot on tallennettu tietojärjestelmään, jonne on käyttäjätunnukset vain yrityksen omistajille ja niillä yrityksessä työskentelevillä henkilöillä, jotka on perehdytetty rekisteritietojen käsittelyyn ja jotka ovat antaneet salassapitositoumuksen.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet ovat EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaiset:
Oikeus peruuttaa suostumuksensa:
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa (artikla 7).
Oikeus saada pääsy tietoihinsa:
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti (artikla 12 ja artikla 15). Rekisterinpitäjällä on oikeus tarkistaa rekisteröidyn henkilöllisyys ennen tietojen luovuttamista.
Oikeus tietojen oikaisemiseen:
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti.
Oikeus tietojen poistamiseen:
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muuten käsiteltiin
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
- rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21)
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
Oikeus tietojen rajoittamiseen:
Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):
- rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
- rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittely artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:
- rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, jos käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti (artikla 20).
Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan Metpoint Oy:lle osoitteeseen Metpoint Oy, c/o Business Hotel, Linnankatu 45, 20100 TURKU.
14. Automaattinen päätöksenteko
Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
15. Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Metpoint Oy:lle osoitteeseen Metpoint Oy, c/o Business Hotel, Linnankatu 45, 20100 TURKU.
16. Muut rekisteriä koskevat tiedot
Metpoint Oy:n asiakasrekisterin tietoja käsitellään Suomen henkilötietolain ja EU:n tietosuoja-asetusten mukaisesti.
